Betreff: Wie Sie E-Mails sicher archivieren
04.07.2013 14:12 Uhr
Andreas Hofmann ist MailStore Cirtified Partner 2013
Der 2. August 1984 markierte hierzulande einen Meilenstein des Internet: An diesem Tag traf die erste E-Mail auf einem deutschen Mailserver ein. Empfänger dieser Premieren-Nachricht waren Werner Zorn und sein Mitarbeiter Michael Rotert von der Uni Karlsruhe. Als sie die Mail am darauffolgenden Tag öffneten, bekamen sie auf ihrem Monitor einen schnöden Willkommensgruß des Computernetzwerks CSNET zu sehen. Der Inhalt der Mail mag unspektakulär gewesen sein, die Folgen dieses Ereignisses dafür umso weitreichender. Diese eine Nachricht trat auch in Deutschland eine Entwicklung los, die die Art, wie wir kommunizieren, grundlegend veränderte. Kein Wunder also, dass Werner Zorn jetzt sogar in die Internet Hall of Fame aufgenommen wurde.
E-Mails sind heute aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Vor allem Unternehmen kommunizieren intern und extern sehr intensiv über E-Mails. Dabei fallen schnell große Datenmengen an, die Postfächer überquellen lassen, unnötig viel Speicherplatz einnehmen und damit das System ausbremsen. Um dieses Problem zu lösen, bleiben eigentlich nur zwei Möglichkeiten: Rigoroses Löschen oder eine regelmäßige Archivierung der Mails.
Löschen oder archivieren – was tun mit alten Mails?
Die Löschung eines Postfachs sollte schon von vornherein eigentlich nicht zur Debatte stehen; schließlich könnten die Mails Informationen beinhalten, die zu einem späteren Zeitpunkt noch wichtig sind. Falls sich der eine oder andere aber dennoch mit diesem Gedanken trägt, gibt es schlechte Neuigkeiten vom Gesetzgeber. Der hat nämlich per Gesetz die digitale Korrespondenz faktisch mit der analogen gleichgestellt. Mit anderen Worten: E-Mails müssen genauso behandelt werden wie herkömmliche Geschäftspapiere und deshalb in Zukunft für mehrere Jahre originalgetreu, manipulationssicher, vollständig und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Andernfalls drohen Unternehmen steuer- oder sogar zivilrechtliche Folgen.
Die logische Schlussfolgerung: Unternehmen brauchen eine zuverlässige und rechtssichere E-Mail-Archivierung. Wir haben uns also auf die Suche nach der idealen Software-Lösung für unsere Kunden gemacht – und sind fündig geworden.
E-Mails archivieren mit der führenden Software-Lösung
Zwar gibt es zahlreiche Anbieter von Archivierungslösungen und wir haben die verschiedenen Angebote eingehend getestet, am Ende hat uns aber doch die am weitesten verbreitete Software überzeugt: unser Testsieger heißt MailStore.
Wir finden, dass das Archivierungs-Programm seine führende Position völlig zurecht inne hat. Warum wir das finden und weshalb wir auch Ihnen zur Verwendung von MailStore raten, verraten wir Ihnen gerne:
MailStore entlastet Ihre Server und damit Ihren Geldbeutel – Durch die Komprimierung der E-Mails sparen Sie wertvollen Speicherplatz. Nach der Archivierung können die Nachrichten problemlos aus den Postfächern der Nutzer gelöscht werden, um die Serverlast gering zu halten. Dadurch reduzieren Sie Ihre IT-Kosten und sparen bares Geld.
MailStore schützt Sie vor Datenverlust und unbeabsichtigter Löschung – Sämtliche Mails des Unternehmens sind jederzeit einfach und zuverlässiger als mit den eingebauten Archivierungsfunktionen Ihres Mailprogramms wiederherstellbar. So sichern Sie sich gegen die Löschung kritischer Informationen und eventuelle finanzielle Schäden durch Datenverluste.
MailStore gibt Ihnen Rechtssicherheit durch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – Die Erfüllung der Gesetzesvorgaben ist ein essentieller Bestandteil dieser Archivierungslösung. Die E-Mails werden auf Jahre manipulationssicher aufbewahrt und halten dadurch sogar als Beweismittel vor Gericht stand.
MailStore besticht durch seine Nutzerfreundlichkeit – Das Programm fügt sich nahtlos als Add-In in Microsoft Outlook ein und erleichtert so dem Nutzer die Verwendung ungemein. Er muss kein zusätzliches Fenster öffnen, kein weiteres Programm starten – das erledigt MailStore automatisch in Outlook.
MailStore kommt mit einem minimalen Administrationsaufwand aus – Trotz ihrer umfangreichen Leistungspalette lässt sich die Software relativ unkompliziert installieren und im Anschluss komfortabel verwalten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Je weniger Zeit wir als IT-Dienstleister für die Betreuung einer Softwarelösung investieren müssen, desto mehr Geld sparen Sie als Kunde.
Maßgeschneiderte Archivierung für Unternehmen aller Größen
MailStore hat natürlich noch eine Reihe weiterer Vorzüge, wir wollten hier aber nur die wichtigsten kurz anreißen. Für weiterführende Fragen zu den Funktionalitäten von MailStore haben wir einen Fachmann in unserem Unternehmen: Andreas Hofmann ist seit Frühjahr diesen Jahres offiziell zertifiziert, MailStore in Unternehmen der unterschiedlichsten Größen zu installieren.
Seitdem haben sich auch schon einige unserer Kunden – vom kleinen 1-Mann-Unternehmen bis zu gestandenen Mittelständlern – für die Mail-Archivierung mit MailStore entschieden. Als offizieller Partner des Softwareunternehmens beraten wir Interessenten gerne und übernehmen die maßgeschneiderte Installation und Betreuung von MailStore.
Quelle: http://bit.ly/17iSC5Y
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