Papierkram adé - Programmierung einer Prozess- und Zeiterfassungs-Software

14.06.2015

Hardware integrieren? Können wir. Software installieren? Unsere leichteste Übung. Server warten? Ein Klacks für uns. Darüber hinaus haben wir aber noch weit mehr drauf. Individuelle Software-Lösungen programmieren zum Beispiel. Aktuell stecken wir da mitten in einem spannenden Projekt, über das wir gerne berichten möchten.

Die Ausgangslage

Unser Kunde ist ein namhafter Wohnmobil-Hersteller aus Franken. Und er hat ein Problem: Wenn nämlich einer seiner Straßenkreuzer für Wartung oder Reparatur zu ihm in die Werkstatt kommt, beginnt für seine Mitarbeiter jede Menge Schreibarbeit. Fahrzeugdaten müssen ausgefüllt werden, Reparaturarbeiten dokumentiert, Arbeitszeiten erfasst, Ersatzteile eingetragen. Das alles erfolgt momentan noch von Hand. Anschließend setzt sich ein Mitarbeiter an den Computer und überträgt diese Daten mühsam in die Warenwirtschaft. Bei diesem Workflow sind Fehler beinahe vorprogrammiert. Und die kosten Geld. Von Arbeitszeit und Nerven ganz zu schweigen.

Die Lösung: Eine Software für alles

Hier musste Abhilfe geschaffen werden. Und da kamen wir ins Spiel. Denn es stand außer Frage, dass sich das Problem nur mit einer Anwendung beheben lässt, die die komplette Dokumentation automatisch übernimmt. Nach einem Beratungsgespräch war schnell klar, was die Software können muss:

  • Integration mit der vorhandenen Warenwirtschaft
  • Integration mit der Kundendatenbank
  • automatisierte Zeiterfassung
  • Erfassung der verbauten Teile
  • automatisches Bestellmanagement
  • nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe
  • händische Korrekturen an den Einträgen

Solche Programme gibt es zwar bereits auf dem Markt; jedoch entsprach keines davon vollständig den individuellen Anforderungen unseres Kunden. Also durften wir unsere Programmierfähigkeiten unter Beweis stellen.

Die Umsetzung beginnt

Da es sich um eine Anwendung handelt, die stark mit Datenbanken kommunizieren muss und beim Kunden bereits einige Access-Programme im Einsatz sind, haben wir uns für ein Umsetzung mit Access in Verbindung mit Visual Basic entschieden. Doch wie die Arbeitszeit der Mechaniker zuverlässig und exakt erfassen? Nach einem gemeinsamen Brainstorming war klar: Die Lösung sind portable Scanner. Zum Glück fanden wir schnell einen Anbieter aus Deutschland, der genau die Art von Scannern anbietet, die unser Kunde braucht.

Seit einigen Wochen sitzen wir jetzt am Computer und schreiben in enger Abstimmung mit dem Kunden ein Zeiterfassungsprogramm. Alle 1-2 Wochen steht ein Ortstermin an, bei dem wir die Fortschritte präsentieren und das weitere Vorgehen besprechen. Als äußerst positiv erwies sich während des Prozesses, dass wir die Warenwirtschaft des Kunden bereits seit einiger Zeit betreuen und uns so nicht mehr aufwendig einarbeiten müssen.

Der Funktionsumfang des Programms

Und so wird sich in Zukunft der Arbeitsablauf mit unserer Software gestalten: Ruft ein Kunde in der Zentrale an und vereinbart einen Werkstatttermin, legt ein Mitarbeiter umgehend einen neuen Auftrag an. Dazu benötigt er nur wenige Klicks. In diesem sind bereits alle wichtigen Kunden- und Fahrzeugdaten sowie Details zum Arbeitsablauf gespeichert. Die Anbindung an die Warenwirtschaft garantiert, dass die Mechaniker vorab festlegen können, welche Ersatzteile sie dafür brauchen. Diese können termingerecht bestellt werden, wenn sie zum Zeitpunkt der Reparatur nicht vorrätig sind. Unterschiedliche Stati sorgen dafür, dass der Fortschritt im Workflow jederzeit auf einen Blick erfasst werden kann.

Zeiterfassung in der Praxis

So weit, so gut. Der eigentliche Clou an dieser Lösung ist aber, dass auch die Arbeitszeit der Mechaniker sowie die verbauten Ersatzteile elektronisch erfasst werden. Dazu wird der Reparaturauftrag in ausgedruckter Form in das Fahrzeug gelegt. Jedes Mal, wenn ein Mechaniker nun einen Reparaturschritt beginnt, scannt er mit seinem persönlichen Scanner einen Barcode neben der Auftragsnummer und anschließend den entsprechenden Arbeitsschritt. Ist er fertig, liest er einfach den nächsten Schritt ein oder beendet die Bearbeitung durch Scannen des „Ende“-Codes am Fuß der Seite. Genauso geht er vor, wenn er ein Ersatzteil aus dem Lager holt. Die Daten werden auf seinem Gerät lokal gespeichert. 

Nach Feierabend steckt der Mitarbeiter den Scanner in eine Docking Station, von wo aus die Daten zu Arbeitszeit und verbauten Teilen automatisch ins System übermittelt werden. 

Umständlicher Papierkram, Flüchtigkeitsfehler und unleserliche Notizen gehören damit der Vergangenheit an. Sollte ein Mitarbeiter einmal vergessen, zu scannen, kann natürlich alles manuell nachgetragen werden. Und auch die Teile der Reparatur, die unter Kulanz oder Garantie fallen, können mit zwei Klicks entsprechend zugeordnet werden.

Die Feldphase

Die Software ist so gut wie fertig programmiert. Das bedeutet: Demnächst beginnt ein neuer Abschnitt. Bevor wir das Programm offiziell beim Kunden einführen, muss es zunächst einmal unter realen Bedingungen auf Herz und Nieren getestet werden. Dazu werden einige Mitarbeiter unseres Kunden mit den Scannern ausgerüstet und im Umgang mit der Software geschult. Falls dabei noch Kinderkrankheiten auftreten, können wir diese vorab beheben. Danach steht der automatisierten Zeiterfassung bei unserem Kunden nichts mehr im Weg. Wir werden Sie auf dem Laufenden halten, wie das Projekt ausgeht.

Wenn Sie Interesse an einer individuellen Software-Lösung für Ihr Unternehmen haben, kontaktieren Sie uns einfach und vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch!

FERNWARTUNG
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